Правила работы с электронной почтой

Материал из RSU WiKi
Перейти к: навигация, поиск

Политика использования электронной почты является важнейшим элементом политики ин­формационной безопасности и неотделима от нее. Электронная почта является собственно­стью университета и может быть использована толь­ко в служебных целях. Использование электронной почты в других целях категориче­ски запрещено. Содержимое электронного по­чтового ящика сотрудника может быть проверено без предвари­тельного уведомления по тре­бованию непосредственного либо вышестоящего руководителя.

Содержание

Правила работы с электронной почтой

При составлении письма старайтесь использовать принцип «ножниц» — если отрезать абза­цы и предложения письма с конца, то его основное содержание будет оставаться ясным вплоть до самого заголовка.

При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях по­лучателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. В случае необходимости не­желательных получателей можно удалить. Никогда не оставляйте поле «Subject» («Тема») пу­стым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день, они ис­пользуют это поле для быстрой оценки важности и содержания письма.

Адресатов пишите в поле "To", тех, кого нужно держать в курсе — в поле "СС" ("Копия"), ад­ресатов, которых нужно скрыть от остальных — в поле "ВСС" («Скрытая копия»).

Цитируйте письма. Не начинайте ответ с нового письма, нажмите «Reply All» («Ответить всем») на полученном письме и не отключайте функцию цитирования при ответах и пере­сылке в настройках почтового клиента. При полном цитировании пишите текст ответа в нача­ле письма, а не в конце, внизу.

В конце письма всегда подписывайтесь. В подписи указывайте ваши контактные данные и название организации, но не делайте её слишком большой.

Перед отправкой писем всегда проверяйте его содержание и грамотность.

Обязательно заполняйте поле «Тема». Тема письма должна быть краткая, но отражающая основное содержание письма.

Используйте вложения файлов в письмах только в случае необходимости, например при пересылке изображений, копий приказов и служебных документов на бланке организации. В тело электронного письма можно вставлять не только вложения, но и текст — не забывайте об этом.

Отправка писем с вложенными файлами без сопроводительного текста в теле письма не допускается. Постарайтесь вкратце описать суть вложенных документов.

Следите, чтобы имена вложенных файлов содержали только латинские символы без пробелов и знаков препинания. Необходимо помещать в архив формата ZIP все вложения, размер которых превышает 50 ки­лобайт. Имена файлов внутри архивов так же должны содержать только латинские символы.

При массовой рассылке средствами почтовой системы (без указания конкретных адресатов) в начале письма обязательно укажите целевую аудиторию сообщений (напр. «Информация для со­трудников деканатов»).

В конце письма разместите свою личную подпись. В подписи указывайте вашу фами­лию, имя, должность, контактные данные и название организации.

Шаблон электронного письма

Адресат: адрес1@rsu.edu.ru; адрес2@rsu.edu.ru

Тема: Правила пользования корпоративной электронной почтой (проект)

Тело письма: Добрый день, уважаемые коллеги!

Предлагаю вашему вниманию проект локального нормативного акта — Правила пользова­ния корпоративной электронной почтой.

Необходимость в правилах стала очевидной в связи с вводом в эксплуатацию системы кор­поративной электронной почты на домене mail.rsu.edu.ru.

Правила пользования корпоративной электронной почтой в прилагаемом файле – правила пользования КЭП (проект 24.04.2013).

Подпись:

С уважением,

Иванов Иван Иванович

начальник отдела ХХХХХХХ ХХХХХХХХ

ФГБОУ ВПО «РГУ имени С. А. Есенина»

Тел.: +7 (4912) 460-708 доб. 9999,

Факс: +7 (4912) 281-435,

e-mail: i.ivanov@rsu.edu.ru


При работе с системой электронной почты сотрудникам университета запрещается:

  1. публиковать адреса других сотрудников университета на общедо­ступных интер­нет-ресурсах (форумы, конференции и т. п.) без их предварительного разрешения;
  2. отправлять сообщения с вложенными файлами общий объем которых превышает 20 (два­дцать) Мегабайт;
  3. открывать вложенные файлы во входящих сообщениях без предварительной проверки анти­вирусными средствами, даже если отправитель письма хорошо известен;
  4. осуществлять массовую рассылку почтовых сообщений (более 10) внешним адресатам без их на то согласия. Данные действия квалифицируются как СПАМ и являются не­законными;
  5. осуществлять массовую рассылку почтовых сообщений рекламного характера без предвари­тельного согласования с начальником учебно-информационного управления;
  6. рассылать через электронную почту материалы, содержащие вирусы или другие компьютер­ные коды, файлы или программы, предназначенные для нарушения, уни­чтожения либо огра­ничения функциональности любого компьютерного или телеком­муникационного оборудова­ния или программ, для осуществления несанкционирован­ного доступа, а также серийные но­мера к коммерческим программным продуктам и программы для их генерации, логины, паро­ли и прочие средства для получения не­санкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете, а также ссылки на вы­шеуказанную информацию;
  7. распространять защищаемые авторскими правами материалы, затрагивающие ка­кой-либо патент, торговую марку, коммерческую тайну, копирайт или прочие права соб­ственности и/или авторские и смежные с ним права третьей стороны;
  8. распространять информацию, содержание и направленность которой запрещены меж­дународным и Российским законодательством включая материалы, носящие вредонос­ную, угрожаю­щую, клеветническую, непристойную информацию, а также информа­цию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совер­шению противоправной деятельно­сти, в том числе разъясняющие порядок примене­ния взрывчатых веществ и иного оружия, и т. д.
  9. распространять информацию ограниченного доступа, представляющую коммерче­скую тайну;
  10. предоставлять, кому бы-то ни было, пароль для доступа к своему почтовому ящику.

Список вложений, запрещенных к отправке по email в сети РГУ

Из-за большой вирусной активности в сетях передачи электронной почты, на сервере РГУ установлена система фильтрации потенциально опасных писем. Данные правила действуют как для входящей, так и для исходящей корреспонденции.

Если файл, который вы пытаетесь отправить, имеет одно из нижеследующих расширений, то он не будет отправлен:

ade adp bas cpl crt hlp inf ins isp lnk mdb mde msc msi msp mst pcd reg sct shs url vb wsc bat chm cmd com exe hta jse pif scr shb vbe vbs vbx wsf wsh asd dllocx vxd 386 asp asx bin cab cgi cil cpe cvp eml ex_ inp jar keyreg mda mdw mp3 nte nws pl pm pot pps slb swf swt sys vir vmx wms wmz xlw xms htr app csh fxp ksh mdt ops prg sh dot adt btm cbt cla clas class csc css drv email fon ini lib mht mhtm mhtml mso obj ov pgm smm xlw xl cbl

См. также

Ссылки

Личные инструменты
Пространства имён

Варианты
Действия
Навигация
Инструменты